Chi tiết tin - Xã Hải Lăng

Công tác lập hồ sơ, quản lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Hồ sơ, tài liệu không chỉ phản ánh quá trình hoạt động, lãnh đạo, chỉ đạo và giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị mà còn là nguồn thông tin có giá trị phục vụ công tác quản lý, điều hành, tra cứu, khai thác và bảo đảm tính liên tục trong hoạt động của chính quyền địa phương.

Nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, nâng cao hiệu quả quản lý và đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác lưu trữ, UBND xã Hải Lăng đã ban hành Kế hoạch số 2245/KH-UBND ngày 28/10/2026 về triển khai Chiến dịch “100 ngày đêm cao điểm chuẩn hóa, số hóa tài liệu tồn đọng” trên địa bàn xã.

Theo đó, công tác tuyên truyền, phổ biến Chiến dịch tập trung làm rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong việc lập hồ sơ, giao nộp, chỉnh lý, bảo quản và số hóa tài liệu; đồng thời phổ biến các quy định pháp luật về lưu trữ, an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước.

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ của Chiến dịch, mỗi cơ quan, đơn vị cần quan tâm thực hiện nghiêm túc một số nội dung sau:

Thứ nhất, nâng cao trách nhiệm trong lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu lưu trữ.

Các cơ quan, đơn vị cần thực hiện việc lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc, bảo đảm hồ sơ phản ánh đầy đủ quá trình xử lý và kết quả giải quyết công việc. Hồ sơ, tài liệu sau khi hoàn thành phải được rà soát, thống kê và thực hiện giao nộp vào lưu trữ theo quy định; không để tình trạng tài liệu phân tán, tồn đọng, thiếu thống kê hoặc không xác định được nguồn hình thành.

Thứ hai, thực hiện nghiêm túc việc rà soát, phân loại và chỉnh lý tài liệu.

Tài liệu lưu trữ cần được kiểm đếm, phân loại theo cơ quan hình thành, thời gian và nhóm nội dung; sắp xếp khoa học, đóng gói, ghi nhãn để thuận tiện cho việc bảo quản và tra cứu. Việc xác định tài liệu hết giá trị và tiêu hủy (nếu có) phải thực hiện đúng trình tự, thủ tục và thẩm quyền theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Nghiêm cấm tự ý tiêu hủy tài liệu.

Thứ ba, số hóa tài liệu phải đúng quy trình, đúng đối tượng và bảo đảm chất lượng.

Việc số hóa chỉ được thực hiện đối với tài liệu đã được xử lý nghiệp vụ, chỉnh lý và xác định đủ điều kiện theo quy định. Ưu tiên số hóa tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu có tần suất sử dụng cao, tài liệu có nguy cơ hư hỏng cao và tài liệu hình thành trước thời điểm sắp xếp tổ chức bộ máy, đơn vị hành chính. Quá trình số hóa phải kiểm tra chất lượng hình ảnh, bảo đảm đầy đủ số trang, đúng thứ tự, dễ tra cứu; thực hiện đặt tên tệp, lập cấu trúc thư mục và gắn thông tin mô tả theo hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

Thứ tư, chú trọng bảo quản tài liệu và bảo đảm an toàn thông tin.

Các cơ quan, đơn vị cần bố trí khu vực làm việc, bảo quản tài liệu khô ráo, an toàn; chủ động phòng ngừa cháy, ẩm mốc, mối mọt và nguy cơ thất lạc trong quá trình kiểm đếm, vận chuyển, chỉnh lý, số hóa. Đối với dữ liệu số hóa, phải thực hiện kiểm tra, sao lưu và phân quyền truy cập phù hợp với nhiệm vụ. Tài liệu chứa bí mật nhà nước phải được quản lý, xử lý theo đúng quy định; không tự ý sao chép, chuyển giao hoặc đưa lên các thiết bị, hệ thống không bảo đảm điều kiện an toàn.

Thứ năm, tăng cường trách nhiệm phối hợp và thực hiện nhiệm vụ được giao.

Theo Kế hoạch của UBND xã, Phòng Văn hóa - Xã hội là đơn vị chủ trì, đầu mối tham mưu, theo dõi, đôn đốc và tổng hợp kết quả thực hiện Chiến dịch. Văn phòng HĐND và UBND xã, Phòng Kinh tế, Công an xã, Trung tâm Dịch vụ tổng hợp và các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp triển khai các nhiệm vụ theo chức năng, phạm vi quản lý. Mỗi cơ quan, đơn vị cần bố trí đầu mối, nhân lực phối hợp rà soát, thống kê, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu, kết quả thực hiện thuộc phạm vi phụ trách.

Chiến dịch “100 ngày đêm cao điểm chuẩn hóa, số hóa tài liệu tồn đọng” được triển khai từ tháng 10/2026 đến hết ngày 30/01/2027. Đây là nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự vào cuộc đồng bộ, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và từng cán bộ, công chức, viên chức.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần nâng cao ý thức trách nhiệm, thực hiện nghiêm các quy định về lập hồ sơ, quản lý, bảo quản và giao nộp tài liệu; chủ động phối hợp trong quá trình rà soát, chỉnh lý và số hóa. Qua đó, góp phần xây dựng nền nếp công tác lưu trữ khoa học, bảo đảm an toàn tài liệu, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và thúc đẩy chuyển đổi số tại xã Hải Lăng.